Suradnik za administrativne poslove i podršku javnoj nabavi (m/ž)

Suradnik za administrativne poslove i podršku javnoj nabavi (m/ž) Poslodavac: PHARMAMED-MADO d.o.o. za trgovinu i posredovanje Lokacija: Zagreb Objavljeno: 2026-09-03T07:24:14.000Z Vrijedi do: 2026-09-13T21:59:59.000Z Administrativni i opći poslovi: - uključuje kopiranje, skeniranje, razvrstavanje, evidentiranje, pohranjivanje i arhiviranje poslovne dokumentacije) - vođenje evidencije tehničke i druge opreme zadužene zaposlenicima, uključujući podatke o korisniku opreme, datumu zaduženja i povrata, razdoblju uporabe te planiranom roku zamjene opreme Podrška u poslovima javne nabave: - praćenje objava postupaka javne i jednostavne nabave, analize tržišta, prethodnih savjetovanja, tehničkih konzultacija u Elektroničkom oglasniku javne nabave Republike Hrvatske – EOJN RH - praćenje objava postupaka nabave na mrežnim stranicama zdravstvenih ustanova u Republici Hrvatskoj, prema ažuriranom internom popisu naručitelja i u dinamici koju odredi neposredno nadređeni - pravovremeno obavještavanje Odjela prodaje i drugih nadležnih zaposlenika o objavljenim postupcima nabave - vođenje i redovito ažuriranje evidencije postupaka javne i jednostavne nabave u kojima Društvo sudjeluje ili razmatra sudjelovanje - evidentiranje rokova za dostavu podataka, pripremu ponude, postavljanje upita, podnošenje zahtjeva i predaju ponude - praćenje evidentiranih rokova te pravovremeno upozoravanje nadležnih zaposlenika na približavanje ili propuštanje pojedinog roka Pomoć u prikupljanju, preuzimanju, razvrstavanju, označavanju i slaganju dokumentacije potrebne za pripremu ponuda: - čuvanje, uredno razvrstavanje i arhiviranje dokumentacije povezane s postupcima javne i jednostavne nabave - vođenje i ažuriranje Registra ugovora o javnoj nabavi, okvirnih sporazuma i drugih ugovornih dokumenata proizašlih iz postupaka nabave - evidentiranje datuma sklapanja, početka i isteka ugovora, razdoblja važenja, odgovornih osoba i drugih podataka određenih internim aktima Društva Upravljanje poštom i dokumentacijom, zaprimanje i vođenje Knjige primljene pošte: - evidentiranje datuma primitka, pošiljatelja, sadržaja i osobe odnosno organizacijske jedinice kojoj je pošiljka proslijeđena: - pravovremeno prosljeđivanje zaprimljene pošte nadležnim zaposlenicima - priprema, evidentiranje i slanje izlazne pošte Evidencija bankarskih garancija i drugih instrumenata osiguranja: - evidencije radnog vremena i administrativna podrška zaposlenicima - vođenje i ažuriranje evidencije radnog vremena, godišnjih odmora, bolovanja i drugih odsutnosti zaposlenika, u skladu s dostavljenom dokumentacijom i uputama nadležnih osoba - prikupljanje i administrativna obrada zahtjeva za korištenje godišnjeg odmora i drugih vrsta odsutnosti - pravovremeno dostavljanje podataka i dokumentacije nadležnim osobama i računovodstvu radi obračuna plaće i vođenja propisanih evidencija - čuvanje dokumentacije koja sadrži osobne podatke zaposlenika uz primjenu propisanih tehničkih i organizacijskih mjera zaštite - priprema radnog mjesta i koordinacija dodjele potrebne opreme i sredstava rada novom zaposleniku - dostava podataka o novom zaposleniku radi organizacije osposobljavanja iz zaštite na radu - organiziranje prethodnih, redovitih i drugih potrebnih liječničkih pregleda zaposlenika (dogovor termina za medicinom rada, priprema uputnica, primitak i pohranjivanje potvrda o liječničkim sposobnosti i praćenje rokova valjanosti). Donacije, sponzorstva: - vođenje i ažuriranje evidencije zahtjeva, odluka, ugovora i realizacije donacija i sponzorstava - prikupljanje, razvrstavanje i pohranjivanje dokumentacije povezane sa svakom pojedinom donacijom ili sponzorstvom - praćenje je li dostavljena dokumentacija potrebna za administrativno zaključenje pojedine donacije ili sponzorstva - administrativna priprema dokumentacije za potrebe praćenja i kontrole troškova - prikupljanje, razvrstavanje i dostavljanje računa, ponuda, odobrenja, ugovora i druge popratne dokumentacije nadležnoj osobi odnosno Odjelu računovodstva i financija - obavljanje drugih srodnih administrativnih poslova prema nalogu neposredno nadređenog i direktora Društva, u skladu sa stručnom osposobljenošću radnika Ponuda: - naknada za prijevoz - kvartali bonusi ovisno o rezultatima - božićnica - klizno radno vrijeme - subvencioniran MultiSport - plaćen zajednički ručak petkom - rad u međunarnom okruženju